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会社設立登記の申請書類を法務局に提出して「これで設立手続きが完了した!」と思っていませんか?会社設立の登記の申請書類を提出しただけでは、会社設立の手続きは完了していません。ご注意ください。

会社設立の登記後は、会社を運営していくためには税務署や年金事務所などへの届出も必要です。そして、これらの届出で必要になるのが、「登記簿謄本(とうきぼとうほん)」です。

登記簿謄本(履歴事項全部証明書)って「どんなときに必要になる書類なの?」「どこで取得するの?」といった疑問を専門家に解説してもらいました。

登記簿謄本(履歴事項全部証明書)って何?

登記簿謄本とは、法務局に登録(登記)されている会社名や本店所在地、役員などの会社情報を証明する書類です。この証明書類は発行手数料を支払えば、誰でも取得することができるので、登記簿謄本を見れば、その会社が実在するのか、いつ設立して、誰が役員で、資本金がいくらなのかなどの情報が分かります。

また、登録(登記)された会社情報に変更があれば変更履歴も記載され、過去情報は下線で表示されるので会社の変遷を知ることもできます。イメージとしては、戸籍謄本のようなものです。

<登記簿謄本(履歴事項全部証明書):記載例>

登記簿謄本と履歴事項全部証明書の違いは?

よくWEBで「登記簿謄本」と検索すると「履歴事項全部証明書」と出てきたり、役所などの窓口では「登記簿謄本」ではなく「履歴事項全部証明書」を求められたりすることが多いのではないでしょうか。

実は、「登記簿謄本」と「履歴事項全部証明書」は同じものなのです。

正式には「履歴事項全部証明書」ですが、登記簿をコンピュータでデータ管理する前(紙で管理していた時代)の呼び方が定着しているため「登記簿謄本」と呼ぶことが多いです。

登記簿謄本は、どんなときに必要なの?

会社設立した直後では「登記簿謄本(履歴事項全部証明書)」は、以下のようなケースで使用します。

  1. 税務署:登記簿謄本の原本1通
  2. 県税事務所:登記簿謄本(コピーでOKの場合が多い)
  3. 市区町村役所:登記簿謄本(コピーでOKの場合が多い)
  4. 年金事務所:社会保険に加入する際に登記簿謄本の原本の提示が必要
  5. 銀行口座の開設:通常、登記簿謄本の原本の提示と法人印鑑証明書の提示が必要
  6. ネットバンクの口座開設:通常、登記簿謄本の原本の提出が必要

また、会社設立後も決算や本店移転、オフィスの賃貸契約や携帯電話の法人契約をするときなどの様々なシーンで登記簿謄本を使うことがあります。

【参考コラム】
登記簿謄本の使用シーンについては、以下のコラムをご参照ください。
登記簿謄本ってどんな時に必要?創業初期に必要となるイベントとは。

登記簿謄本は、会社の直近の状況を証明するための書類なので、発行から3か月以内のものでないと使用できない場合が多いです。いろんなシーンで使うことを想定して、一度に多くの登記簿謄本を取得したけれども、使用するときには期限切れだったということにならないようご注意ください。

登記簿謄本(履歴事項全部証明書)はどこで取れる?手続きは?

登記簿謄本は法務局が発行する書類です。また、自社の管轄法務局だけでなく、管轄外の法務局でも取得することができます。

登記簿謄本の取得方法には、大まかに以下の3つの方法があります。

  1. 法務局の窓口から取得する
  2. 郵送してもらい取得する
  3. 登記簿謄本取得代行サービスを利用して取得する

 

1.法務局の窓口から取得する

登記簿謄本は、法務局窓口に行って取得するのが一般的です。法務局の窓口から取得する方法の中でも、以下の2つの方法があります。

 

法人印鑑カードを使って取得する方法

設立登記が登録完了すると、「印鑑カード交付申請書」という書類を法務局窓口に提出することで「法人印鑑カード」を受け取れます。

この「法人印鑑カード」を、法務局内の「証明書発行請求機」に入れると、カードに登録されている自社の情報を読み込んでくれるので、あとは請求機の案内に従って取得部数などを入力することで自社の登記簿謄本を取得することができます。

<法人印鑑カードを使った登記簿謄本の取得方法の流れ>

 

申請書類を窓口で記入して取得する方法

法人印鑑カードがない場合でも、「登記事項証明書交付申請書」という用紙に会社名や本店所在地を記入して法務局窓口に提出することで登記簿謄本を取得することができます。

【参考】
登記事項証明書交付申請書

 

2.郵送してもらい取得する

登記簿謄本は郵送により取得することもできます。登記簿謄本を郵送してもらう方法には、以下の2つの方法があります。

 

申請書類を記入して郵送取得

さきほどの「登記事項証明書交付申請書」と、返信用封筒を法務局に郵送することで、登記簿謄本を返送してもらうことができます。交付申請書には、登記簿謄本の取得部数 ✕ 600円の収入印紙を貼るのを忘れないようにしましょう。収入印紙は郵便局やコンビニで購入できます。

オンラインで郵送申請

申請用総合ソフトというソフトウェアをパソコン(Windowsのみ対応可)にダウンロードして申請すると、郵送による取得ができます。しかし、ダウンロード後の設定に手間がかかります。また、役所で提供しているソフトウェアは、Mac OSに対応しておらず、Mac PCでは使用できないという点が難点です。

【参考】
申請用総合ソフト

なお、このオンライン申請は、登記簿謄本を郵送ではなく法務局窓口で受け取る場合にも利用できます。窓口では申請してから発行までに10分程度の待ち時間がかかりますが、事前にオンライン申請することで、待ち時間なしで登記簿謄本を取得できます。

 

3.登記簿謄本取得代行サービスを利用して取得する方法

法務局窓口に行く時間がない、郵送申請の手続きも大変という方にオススメなのが「代行サービス」です。法務局までの移動時間や手続きの時間、法務局までの往復の交通費などを考えると代行サービスを利用した方が結果的に安く済むということもあります。

Bizerのユーザー様であれば「登記簿謄本取得サービス」もご利用いただけます。必要になったときに、いつでも登記簿謄本の取得依頼ができるので、余分に登記簿謄本を取得しすぎて、結局3ヶ月の有効期間を過ぎてしまったなどといったムダがなくなるので便利です。

登記簿謄本取得サービス

<費用・納期>
登記簿謄本原本:1通1,500円(2通目以降は+1,000円/1通)
-郵送でお届け(印紙代、手数料、郵送費、消費税込)
-納期目安:2〜3営業日

データ(PDF):1通1,300円
-メール添付でお届け(手数料、消費税込)
-納期目安:平日10:00-18:00のお申し込みで即日データ納品

Bizer利用時に登録した会社情報があるため、新たに会社情報などを入力していただくことなく、1クリックで自社の登記簿謄本の代行依頼ができ、手間なくスムーズに登記簿謄本を取得できます。

<イメージ:Bizerログイン後の画面>

詳しくは、[登記簿謄本取得サービス]まで。

 

まとめ

登記簿謄本」は「履歴事項全部証明書」とも呼ばれ、取得方法には、1.法務局の窓口で取得、2.郵送による取得、3.取得代行サービスを利用して取得の3つの方法があるということでした。

登記簿謄本の有効期限は発行から3ヶ月の場合が多いので、余分に取りすぎても後にムダになってしまうこともあるため、ワークスタイルにあった方法で、どんなときに必要となるのかタイミングと枚数を把握した上で、必要の都度、登記簿謄本を取得するのがよさそうですね。

【参考コラム】
登記簿謄本が必要となるタイミングについては、以下のコラムをご参照ください。
登記簿謄本ってどんな時に必要?創業初期に必要となるイベントとは。

 

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村田 光平 むらた こうへい

村田 光平 むらた こうへい

公認会計士、税理士 、行政書士 、公益社団法人日本監査役協会会員。2005年に中央青山監査法人、2007年に京都監査法人東京事務所を経て、2013年より税理士事務所を開業。年間50社の会社設立手続を行い、法務・税務の両面からサポートを行うスタートアップ企業のエキスパート。

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